LA AUTOMATIZACION DE LOS ARCHIVOS HISTORICOS EN LOS LABORATORIOS

Por Ley, los laboratorios debemos conservar y guardar los archivos históricos de nuestros clientes al menos por 5 años.

La forma en que cada laboratorio conserva y guarda los archivos históricos determina la eficiencia con la cual se accede a ellos.

El acceso a los archivos históricos debe ser efectivo y eficiente, con el fin de garantizarles a los clientes de los laboratorios que su información será entregada a las autoridades solicitantes de forma oportuna.

Para cumplir con la Ley, la automatización puede ser una buena opción ya que aumenta la productividad y disminuye los costos.

Desde 1970 existe una gran variedad de experiencias en materia de automatización de archivos, la dificultad de elegir el sistema radica en la diversidad de los aspectos que se deben considerar, pues los archivos ofrecen diferentes necesidades, sin embargo los laboratorios presentan algunas generalidades:

• Gestión de documentos

• Recuperación de información

• Retención de documentos

• Documentos electrónicos

• Digitalización de documentos

Es indispensable que el sistema de soporte desde la creación misma del documento, trámite y utilización, hasta su archivo para su conservación y fácil consulta.

Una realidad a la que se enfrentan los laboratorios cuando se trata de la automatización de sus archivos es que las grandes compañías de software se han preocupado más en diseñar programas para cubrir las necesidades de archivos históricos y no así administrativos o especializados.

Por lo anterior los laboratorios enfrentar el pago de análisis, diseño y programación de software para la automatización de sus archivos, sin embargo, el análisis de costo-beneficio arroja que debido a que la productividad se ve beneficiada a largo plazo se disminuyen los costos por lo que la amortización del sistema se efectúa en poco tiempo.

Por ello es que en Grupo Analítico ABC hemos invertido en sistemas que nos permiten garantizar a nuestros clientes la eficiencia de nuestros procesos de gestión de documentos y archivos históricos.

Siempre pensando en nuestros clientes.